DANFE, XML e chave de acesso
- XML: é a nota fiscal de verdade, um arquivo assinado digitalmente. O fornecedor deve enviar ou deixar disponível para download o arquivo da NF-e e o protocolo de autorização para quem compra (Ajuste SINIEF 07/05, cláusula sétima, § 7º).
- DANFE: é o documento auxiliar impresso que acompanha a mercadoria. Ele resume a nota e traz o código de barras.
- Chave de acesso: são os 44 números do código de barras. Juntam o estado, o ano e o mês, o CNPJ do emitente, o modelo, a série, o número da nota e um dígito verificador. Identificam a nota, mas não trazem os itens.
Passo a passo da entrada pela nota
- A mercadoria chega com o DANFE. O almoxarife lê o código de barras com a câmera do celular, ou digita os 44 números se o código estiver ilegível.
- Se o arquivo da nota já está no sistema, abre a conferência. Se ainda não está, a nota fica como "mercadoria chegou, falta o arquivo" e quem cuida das compras recebe o aviso para enviar o XML.
- Cada item da nota aparece ligado ao item do almoxarifado pelo CNPJ do fornecedor e pelo código do produto dele, com a conversão de unidade (por exemplo, 1 caixa = 100 unidades). A ligação é feita uma vez e vale para as próximas notas.
- O almoxarife conta e marca o que faltou, o que veio avariado e o que veio errado.
- Item que ainda não existe no cadastro vira um cadastro já preenchido com os dados da nota.
- Dar entrada: o saldo sobe com lote, validade e custo, e o arquivo da nota fica guardado junto com a entrada.
- Diferença vira aviso para quem cuida das compras cobrar o fornecedor.
Por que conferir item a item
Os erros de saldo mais comuns na entrada vêm de três lugares: a quantidade que não chegou inteira, a unidade diferente (a nota diz "caixa" e o almoxarifado conta "unidade") e o código do fornecedor, que é diferente do seu. Conferir com a nota na tela, item por item, pega os três antes que virem saldo errado.
O que a entrada no almoxarifado não substitui
- A escrituração fiscal. A entrada controla o estoque físico. O XML continua indo para o contador, como hoje.
- A guarda da nota. Quem compra deve manter o arquivo da NF-e pelo prazo da legislação tributária (Ajuste SINIEF 07/05, cláusula décima), que em geral é de 5 anos.
- A regra com o ERP. Se o seu ERP também dá entrada pela nota, combine qual dos dois manda no saldo do almoxarifado, para não contar duas vezes.
No XistaOps
A entrada pela nota fiscal existe a partir do plano Profissional (R$ 299 por mês). No celular, a palavra XML nem aparece: o almoxarife só lê o DANFE. O escritório envia o arquivo da nota pelo computador. Nota de outro CNPJ e nota repetida são recusadas antes de gravar qualquer coisa.