Quando a planilha resolve
- Uma pessoa só registra entradas e saídas.
- São poucas centenas de itens, sem lote nem validade.
- As retiradas são poucas por dia e dá para lançar na hora.
- Ninguém precisa consultar o saldo pelo celular, no corredor.
Nesse cenário, uma planilha bem montada é barata e suficiente. Se for esse o seu caso, a XistaLabs fala isso na primeira conversa.
Sete sinais de que a planilha ficou pequena
- O saldo da planilha não bate com a prateleira no fim do mês.
- Só uma pessoa sabe mexer na planilha ou entende as fórmulas.
- Ninguém sabe dizer quem pediu um material, quando e para onde foi.
- Existem várias cópias (a do escritório, a do almoxarife, a do e-mail) e nenhuma é a certa.
- Lote vence na prateleira sem ninguém perceber.
- A empresa compra de novo um item que estava no fundo da estante.
- A baixa fica para o fim do dia, porque o almoxarife precisa ir até o computador, e algumas se perdem.
Planilha e sistema, lado a lado
| Planilha | Sistema de almoxarifado (exemplo: XistaOps) | |
|---|---|---|
| Onde se registra | No computador, quase sempre depois | No celular, no corredor, lendo o QR da caixa |
| Histórico | Uma célula sobrescreve a outra | Cada movimento fica guardado; correção é um ajuste com motivo |
| Saldo negativo | A planilha aceita | O sistema bloqueia a saída e mostra o saldo disponível |
| Lote e validade | Depende de alguém olhar | Sugere o lote que vence primeiro e mostra o que está perto de vencer |
| Achar o item | Busca pelo nome, sem caminho | Mapa com a estante acesa e o caminho desde a entrada |
| Várias pessoas | Cópias e conflitos | Cada pessoa com o seu acesso; quem só pede material faz o pedido pelo celular |
| Custo | R$ 0 | No XistaOps, a partir de R$ 99,90 por mês, com 30 dias grátis |
Se for ficar na planilha, monte assim
- Uma aba de itens com código, nome, unidade, endereço, estoque mínimo e, se precisar, lote e validade.
- Uma aba de movimentos com data, item, entrada ou saída, quantidade, quem fez e o destino. Uma linha por movimento, sem apagar.
- Saldo calculado por fórmula a partir dos movimentos (por exemplo, com SOMASES), nunca digitado à mão.
- Cor para o que está abaixo do mínimo e para a validade próxima, com formatação condicional.
- Um arquivo só, na nuvem, com cópia de segurança.
- Contagem todo mês de uma parte dos itens para conferir.
Como migrar sem redigitar
No XistaOps, a planilha vira o cadastro. O administrador envia o arquivo (xlsx ou csv), liga cada coluna ao campo certo e o sistema mostra, item a item, o que está com erro ou merece atenção antes de importar tudo de uma vez. O mínimo por item é nome, unidade, quantidade e localização.